Je eerste AI-werkstroom: van los proberen naar vaste gewoonte

Waarom losse chatsessies weinig blijvends opleveren

Wie AI uitprobeert, doet dat meestal in losse sessies. Vandaag een mail laten herschrijven, volgende week een stuk tekst laten samenvatten, elke keer met een nieuwe prompt die je ter plekke bedenkt. Het resultaat wisselt mee met de prompt van dat moment: de ene keer bruikbaar, de andere keer herschrijf je alles alsnog zelf.

Er blijft zo ook niets hangen. Een goede formulering die je vorige maand vond, ben je kwijt. Je kunt niet aan een collega uitleggen hoe je het doet, want er is geen "hoe". En omdat elke sessie weer bij nul begint, is de tijdwinst klein: je bent steeds opnieuw aan het uitleggen wat je wilt.

Een werkstroom lost dat op. Je kiest één taak die terugkomt, legt vast hoe je hem met AI doet, en herhaalt dat elke keer op dezelfde manier. De prompt wordt beter omdat je hem bijschaaft in plaats van opnieuw verzint, en het resultaat wordt voorspelbaar omdat de aanpak vastligt.

Stap 1: kies één taak

Niet elke taak is geschikt als eerste werkstroom. Deze criteria helpen bij het kiezen:

• De taak komt terug. Wekelijks of maandelijks, met een herkenbaar ritme. Een eenmalige klus levert geen gewoonte op.
• De bron is compleet. AI werkt het best als alle informatie er al is: een transcript, een mailwisseling, aantekeningen. Moet AI kennis aanvullen die jij niet kunt controleren, dan begint het te verzinnen.
• De vorm ligt vast. Een verslag, een update, een standaardmail. Als je vooraf weet hoe het eindresultaat eruit hoort te zien, kun je beoordelen of het klopt.
• Jij kunt het resultaat beoordelen. Je was erbij, je kent het onderwerp, je ziet een fout als die erin staat.
• De data mag erin. Geen persoonsgegevens die er niet in hoeven, geen vertrouwelijke informatie in een tool waarvan je niet weet waar de data heen gaat. In het Academy-item "Welke data mag in een AI-tool?" staan de drie vragen die je hiervoor stelt.

Voorbeelden die aan deze criteria voldoen: het wekelijkse teamoverleg uitwerken, de maandelijkse update aan een opdrachtgever opstellen, binnenkomende aanvragen samenvatten voor de planning.

Stap 2: leg de prompt vast

Schrijf de prompt één keer goed uit en bewaar hem op een plek waar je hem terugvindt: een notitie, een document, de map waar de taak zelf ook leeft. In de prompt staat wat de taak is, welke vorm het resultaat heeft, en welke regels gelden. Neem altijd regels tegen verzinnen op: gebruik alleen de aangeleverde informatie, vul niets aan, markeer onzekerheid.

Gebruik daarna elke keer diezelfde prompt. Dat voelt misschien star, maar juist daardoor kun je vergelijken: valt het resultaat een keer tegen, dan weet je dat het aan de invoer lag en niet aan een andere vraagstelling. Wil je iets verbeteren, pas dan de bewaarde prompt aan, zodat de verbetering blijft.

Hoe je zo'n prompt opbouwt, staat uitgebreider in het Academy-item "Beter prompten in je dagelijks werk". Voor een uitgewerkt voorbeeld van een complete werkstroom kun je kijken naar "Van opname naar actielijst: vergaderverslagen met AI".

Stap 3: bouw het controlemoment in

Een werkstroom zonder controlemoment is geen werkstroom. AI maakt fouten: verkeerde namen, verzonnen details, een toon die net niet past. Een mail die AI schrijft en die jij verstuurt, is jouw mail. Daarom hoort bij elke werkstroom een vaste controle, vóór het resultaat de deur uit gaat.

Maak de controle concreet. Bepaal per taak wat je naloopt: namen en cijfers, gedane toezeggingen, de vraag of er iets in staat dat niet uit de bron komt. Drie tot vijf punten is genoeg. Schrijf ze op naast de prompt, zodat controle een stap in de werkstroom is en geen goed voornemen.

Stap 4: maak er een gewoonte van

Koppel de werkstroom aan een moment dat er al is. Direct na het overleg, elke vrijdag voor de weekafsluiting, bij het binnenkomen van het maandrapport. Een werkstroom zonder vast moment schuift naar "als ik tijd heb", en dan gebeurt hij niet.

Spreek met jezelf twee weken af. Doe de taak in die periode elke keer via de werkstroom, ook als het een keer stroef loopt. Daarna evalueer je met drie vragen: kost het minder tijd dan de oude manier, is het resultaat goed genoeg, en wat moet er aan de prompt of de controle anders? Bevalt het, dan houd je de werkstroom aan en kies je eventueel een tweede taak. Valt het tegen, dan weet je in elk geval waarom, en dat is meer dan losse sessies je leren.

Download: het werkblad

De download bij dit artikel is het werkblad "Van taak naar werkstroom": de keuzecriteria als invultabel voor je kandidaat-taken, een promptskelet met de anti-verzinregels er al in, een invulblok voor je controlemoment en de evaluatievragen voor na twee weken. Aanmelden is gratis en geeft toegang tot alle downloads in de Academy.

Hoe wij helpen

In de workshop AI Ready voor de EU AI Act bouw je onder begeleiding je eerste werkstromen op je eigen werkmateriaal en ga je naar huis met een persoonlijk actieplan: welke taken je oppakt, wat de datacheck per taak zegt, en wat je eerste stap deze week is.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd kost het om een AI-werkstroom op te zetten? Het kiezen van de taak en het uitschrijven van de prompt passen in één rustige werksessie. De gewoonte opbouwen kost twee weken: de periode waarin je de taak elke keer via de werkstroom doet en daarna evalueert.

Welke taak is geschikt als eerste werkstroom? Een taak die regelmatig terugkomt, waarvan de bron compleet is, waarvan de vorm vastligt, en waarvan jij het resultaat kunt beoordelen. Het uitwerken van een overleg en het opstellen van een terugkerende update voldoen daar bij veel mensen aan.

Wat als het resultaat na twee weken tegenvalt? Kijk eerst naar de prompt: is de instructie concreet genoeg, staan de anti-verzinregels erin, krijgt AI alle broninformatie? Vaak zit de verbetering daar. Blijft het tegenvallen, kies dan een andere taak; sommige taken passen minder goed bij AI en dat merk je zo binnen twee weken in plaats van na maanden losse pogingen.

Bronnen

• Autoriteit Persoonsgegevens, AVG-randvoorwaarden voor generatieve AI