Beter prompten in je dagelijks werk

Waarom je instructie de uitkomst bepaalt

AI lijkt soms een gokautomaat: de ene keer krijg je iets bruikbaars, de andere keer een algemeen verhaal waar je niets mee kunt. Dat verschil zit zelden in de tool. Het zit in de vraag die je stelt. Een AI weet alleen wat jij erin stopt. Het kent jouw klant niet, jouw situatie niet, en wat je met de tekst wilt bereiken niet. Vraag je iets vaags, dan vult de AI de gaten in met iets algemeens.

Het goede nieuws: je zit zelf aan de knoppen. Je hoeft de techniek niet te begrijpen. Je hoeft alleen helder te krijgen wat je wilt en dat goed over te brengen, zoals je een collega zou instrueren.

Wat je meegeeft: doel, context, toon en randvoorwaarden

Een bruikbare opdracht bevat meestal deze vier onderdelen. Geen verplicht lijstje, wel een checklist in je hoofd.

1. Je doel. Wat wil je bereiken? "Schrijf een mail aan deze klant" is een taak. "Schrijf een mail aan deze klant zodat hij zich gehoord voelt en alsnog een afspraak inplant" is een doel. De AI maakt andere keuzes in toon, lengte en argumenten als het weet waar je naartoe wilt.
2. De context. De achtergrond die de AI niet kan weten: wie de ontvanger is, wat eraan voorafging, wat er al ligt. Een eerdere mail of een vorige versie meegeven werkt beter dan hem beschrijven.
3. De toon. Zakelijk, begripvol, kort en direct? Benoem het, of geef een eigen tekst mee als voorbeeld: "in de stijl van deze mail".
4. De randvoorwaarden. Hoe lang mag het zijn, wat moet erin, wat mag er beslist niet in, in welke vorm wil je het terug.

Voor een snelle vraag zijn twee zinnen genoeg. Voor werk dat ertoe doet, lonen alle vier de moeite.

Van vaag naar bruikbaar: hetzelfde verzoek, drie keer

Dit voorbeeld gebruiken we ook in onze workshops, en het laat het verschil direct zien.

Vaag: "Schrijf een e-mail aan een klant." Het resultaat is voorspelbaar algemeen, want de AI weet niet aan wie, waarover of waarom.

Beter: "Schrijf een professionele e-mail aan een klant waarin ik om uitstel van de projectdeadline vraag. Toon is zakelijk maar begripvol." Dit levert al een tekst op die in de buurt komt.

Goed: dezelfde instructie, plus de bestaande e-mailwisseling erbij geplakt en de randvoorwaarden benoemd: welk uitstel je precies vraagt, wat je de klant ter compensatie biedt, en dat het bericht kort moet blijven. Het resultaat is een mail die je na een kleine redactie kunt versturen.

De tool was in alle drie de gevallen dezelfde; het verschil kwam volledig uit de instructie en de meegegeven context.

Werk in rondes

Verwacht niet dat het eerste antwoord meteen raak is; dat hoeft ook niet. Je stuurt bij met korte aanwijzingen: "korter", "minder formeel", "noem het bedrag niet", "begin met de conclusie". Elke ronde komt het dichter bij wat je bedoelt. Zo werk je ook met een collega, met als verschil dat de AI niet moe wordt van de vijfde ronde.

Veelgemaakte fouten

• Te kort. "Maak een plan" zonder te zeggen waarvoor, voor wie en binnen welke kaders.
• Alles in één keer. Een enorme opdracht met tien wensen tegelijk. Knip het op en bouw in rondes.
• Het doel weglaten. De AI weet dan niet waar het naartoe moet werken.
• Blind kopiëren. Wat de AI oplevert blijft jouw tekst zodra jij hem gebruikt. Controleer feiten, namen en cijfers altijd zelf. Hoe dat werkt bij e-mail lees je in het Academy-item "Sneller door je e-mail met AI".

Let bij het meegeven van context ook op welke gegevens je deelt. Wat wel en niet in een AI-tool mag, staat in het Academy-item "Welke data mag in een AI-tool?".

Download: Promptgids: 20 prompts voor kantoorwerk

De promptgids bij dit artikel bevat twintig kant-en-klare prompts voor kantoorwerk, gegroepeerd op e-mail, samenvatten, herschrijven, analyseren en plannen. Elke prompt heeft een korte regel over wanneer je hem gebruikt, en invulhaken voor je eigen situatie. Aanmelden is gratis en geeft toegang tot alle downloads in de Academy.

Hoe wij helpen

Dit is precies wat je oefent in onze workshops: je werkt met je eigen mails en documenten en merkt in een middag het verschil tussen een vage en een scherpe opdracht. Je leert het op je eigen werk, zodat je het de volgende dag toepast.

Veelgestelde vragen

Moet ik leren prompten als aparte vaardigheid? Je hoeft geen trucjes te leren. Het komt neer op helder uitleggen wat je wilt, voor wie en waarom, zoals je een collega zou instrueren. Dat oefen je in een paar keer.

Hoe lang moet een goede prompt zijn? Zo lang als nodig, zo kort als kan. Voor een snelle vraag volstaan twee zinnen. Voor werk dat ertoe doet, loont het om doel, context, toon en randvoorwaarden mee te geven.

Werkt dit bij elke AI-tool? Ja. Een helder doel en goede context helpen bij ChatGPT, Claude en Copilot evengoed. De vaardigheid is belangrijker dan de toolkeuze; zie ook het Academy-item "ChatGPT, Claude of Copilot: welke past bij jullie?".

Bronnen

• Eigen workshoppraktijk And AI (workshop AI Ready voor de EU AI Act, onderdeel effectief en kritisch prompten)