Welke data mag in een AI-tool? Drie vragen die je vooraf stelt

Wat gebeurt er met data die je in een AI-tool zet?

Als je een document uploadt naar ChatGPT, Claude of Copilot, of een stuk tekst in het chatvenster plakt, verstuur je die data naar de servers van de aanbieder. Daar wordt de invoer verwerkt om een antwoord te maken. Afhankelijk van de tool en je instellingen kan de invoer ook worden bewaard of gebruikt om het model te verbeteren. Bij gratis consumentenversies staat dat trainen op jouw invoer vaak standaard aan; bij zakelijke abonnementen meestal niet. Dat verschil is precies waarom je vooraf wilt weten wat je invoert en in welke tool.

De vuistregel: behandel het chatvenster van een AI-tool als een e-mail aan een externe partij. Wat je daar niet in zou zetten, zet je ook niet in de AI-tool.

Vraag 1: zitten er persoonsgegevens in?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die iets zeggen over een herkenbaar persoon: namen, e-mailadressen, telefoonnummers, adressen, BSN-nummers, maar ook een functietitel in combinatie met een bedrijfsnaam. Een klantenlijst, een cv, notulen met wie wat zei: allemaal persoonsgegevens.

Staat er zoiets in je bestand, dan is het antwoord in elk geval oranje en vaak rood. Je kunt het bestand soms alsnog bruikbaar maken door het te anonimiseren: namen en contactgegevens verwijderen of vervangen door "klant A" en "medewerker B", voordat je iets uploadt. Let op: alleen initialen weghalen is meestal niet genoeg. Als iemand nog herleidbaar is uit de combinatie van gegevens, blijft het een persoonsgegeven.

Vraag 2: is het vertrouwelijke bedrijfsinformatie?

Hier gaat het niet om de wet maar om je eigen belang en dat van je klanten. Denk aan financiële cijfers die niet openbaar zijn, contracten, offertes, strategische plannen, broncode of klantafspraken. Ook zonder persoonsgegevens wil je die informatie niet zonder nadenken bij een externe partij neerzetten. Veel organisaties hebben hier eigen regels voor. Bestaan die bij jou niet, dan is dat een signaal om ze op te stellen.

Vraag 3: weet ik waar de data naartoe gaat?

Deze vraag gaat over de tool zelf. Welke aanbieder zit erachter, waar staan de servers, wordt je invoer bewaard, en traint de aanbieder op jouw data? Bij een zakelijk abonnement met een verwerkersovereenkomst is daar meestal iets over vastgelegd. Bij een gratis tool die een collega zelf heeft aangemaakt weet je het vaak niet. Kun je deze vraag niet beantwoorden, behandel de tool dan als onveilig voor alles wat onder vraag 1 of 2 valt. Wat je hierover aan een leverancier vraagt, staat uitgewerkt in het artikel "Wat vraag je een AI-leverancier voordat je tekent?".

Groen, oranje, rood: voorbeelden uit de praktijk

Groen (mag): een productcatalogus die op je website staat, een gepubliceerd jaarverslag, geanonimiseerde verkoopdata met alleen bedragen per regio, een zelfgeschreven concepttekst zonder namen. Publieke of niet-herleidbare informatie kan zonder problemen in een AI-tool.

Oranje (hangt ervan af): notulen van een teamoverleg met namen en besluiten, een interne procesbeschrijving, een concept-offerte. Vaak kan het wel, maar pas na een bewerking: namen eruit, gevoelige passages weg, of alleen in een tool waarvan je organisatie de afspraken kent. Check bij twijfel je bedrijfsbeleid of je leidinggevende.

Rood (niet doen): een klantenlijst met e-mailadressen, een salarisoverzicht, medische of andere bijzondere persoonsgegevens, inloggegevens, alles met BSN-nummers. Dit hoort niet in een AI-tool, ook niet even snel om iets te sorteren of samen te vatten.

De AVG kort: invoeren is verwerken

Zet je persoonsgegevens in een AI-tool, dan verwerk je die gegevens in de zin van de AVG. Daarvoor gelden dezelfde eisen als voor elke andere verwerking: je hebt een grondslag nodig, je informeert betrokkenen waar dat hoort, en als de aanbieder de gegevens voor jou verwerkt heb je een verwerkersovereenkomst nodig. Belandt een klantenlijst in een tool zonder die afspraken, dan kan dat een datalek zijn dat je moet beoordelen en mogelijk moet melden. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft hier meerdere keren aandacht voor gevraagd, juist bij het gebruik van chatbots op de werkvloer.

Twijfel = niet doen

De drie vragen vangen de meeste situaties af, maar niet alles is op het eerste gezicht duidelijk. Voor die gevallen is er één regel: twijfel = niet doen. Niet uploaden, eerst navragen bij je leidinggevende of het AI-aanspreekpunt in je organisatie. Vaak is er een veilig alternatief: het bestand anonimiseren, alleen een samenvatting invoeren, of de taak doen in een tool waarvan de afspraken wel op orde zijn. Die ene minuut navragen is altijd sneller dan een datalek afhandelen.

Download: Data-classificatie-werkblad

Het werkblad bij dit artikel bevat een oefening met zes voorbeeldbestanden (inclusief antwoorden en toelichting), een lege classificatietabel voor je eigen bestanden en de drie vragen als beslisboom om op te hangen of door te sturen. Aanmelden is gratis en geeft toegang tot alle downloads in de Academy.

Hoe wij helpen

In de workshop "AI Ready voor de EU AI Act" oefenen medewerkers dit zelf: ze werken een middag hands-on met AI-tools en leren daarbij welke data er wel en niet in mag, met voorbeelden uit hun eigen werk. Wil je eerst weten waar je organisatie staat, doe dan de gratis AI-scan of neem contact op.

Veelgestelde vragen

Mag ik klantgegevens in ChatGPT plakken? Niet zonder meer. Klantgegevens zijn persoonsgegevens en invoeren geldt als een verwerking onder de AVG. Dat vraagt om een grondslag en afspraken met de aanbieder, zoals een verwerkersovereenkomst. In een gratis consumentenaccount ontbreken die afspraken. Anonimiseer de gegevens eerst, of gebruik een zakelijke omgeving waarvan je organisatie de afspraken heeft gecheckt.

Is een betaald zakelijk account veilig genoeg? Het scheelt veel: zakelijke versies trainen doorgaans niet op je invoer en de aanbieder biedt een verwerkersovereenkomst. Maar het account regelt niet alles. De drie vragen blijven gelden, en voor bijzondere persoonsgegevens of zeer vertrouwelijke informatie is een zakelijk account alleen niet automatisch voldoende.

Wat telt als geanonimiseerde data? Data is pas anoniem als niemand meer herleidbaar is, ook niet door gegevens te combineren. Namen vervangen door codes terwijl er ergens een sleutelbestand bestaat is pseudonimiseren, en dan blijft de AVG gewoon van toepassing. Bij verkoopdata werkt aggregeren goed: totalen per regio of per maand in plaats van regels per klant.

Bronnen

• Algemene verordening gegevensbescherming (AVG, Verordening (EU) 2016/679), EUR-Lex
• Autoriteit Persoonsgegevens, informatie over AI, chatbots en persoonsgegevens
• EU AI Act (Verordening (EU) 2024/1689), EUR-Lex