Een compliance-assistent op je eigen documentatie

Wat is een compliance-assistent?

Een compliance-assistent is een AI-assistent die twee dingen kent: de eisen van een norm (bijvoorbeeld ISO 9001 voor kwaliteit, ISO 27001 voor informatiebeveiliging of ISO 42001 voor verantwoord AI-gebruik) en de documentatie van je eigen organisatie. Medewerkers kunnen de assistent in gewone taal vragen hoe een proces hoort te lopen, en de kwaliteitsverantwoordelijke kan hem inzetten voor een gap-analyse of de voorbereiding van een audit. Je bouwt zo'n assistent in de zakelijke AI-omgeving die je al gebruikt; er is geen aparte software voor nodig.

Waar helpt zo'n assistent bij?

Normdocumentatie is voor de meeste medewerkers ontoegankelijk. Het handboek staat ergens op een schijf, de procedures zijn geschreven voor de audit en niet voor de werkvloer, en wie iets wil opzoeken vraagt het aan de kwaliteitsverantwoordelijke. Die persoon wordt zo het loket voor elke vraag.

Een assistent op je eigen documentatie verandert dat. De taken waar hij in de praktijk het meest oplevert:

• Opzoeken. "Hoe verloopt onze klachtenprocedure?" De assistent antwoordt uit het handboek en verwijst naar het document en de paragraaf, zodat de medewerker het zelf kan nalezen.
• Schrijven en bijwerken. Een eerste opzet van een procedure of werkinstructie, in de stijl van de bestaande documenten.
• Gap-analyse. Per eis van de norm aangeven wat al geregeld is, wat gedeeltelijk geregeld is en wat ontbreekt, met een verwijzing en een voorgestelde actie. Dit is vaak het meest tijdrovende deel van een normtraject, en juist hier versnelt een assistent het werk.
• Auditvoorbereiding. Welke vragen kunnen langskomen, en waar staat het antwoord in de eigen documentatie.

De aanpak: norm, documentatie, assistent

Wij gebruiken deze opzet zelf. And AI werkt met ISO 27001 en ISO 42001, en onze inrichting bestaat uit drie onderdelen die naast elkaar staan:

1. De norm zelf, opgeknipt in de losse eisen.
2. Onze eigen documentatie, waarin per eis staat hoe wij het geregeld hebben.
3. Een assistent die beide kent en helpt bij vragen, gaten en het actueel houden van documenten.

Die opzet is niet gebonden aan één leverancier. In ChatGPT bouw je hem als Project of custom GPT, in Claude als Project met projectkennis, in Copilot als agent of notebook met vaste bronnen. De namen van de knoppen verschillen, de logica is gelijk: je geeft de assistent een vaste set documenten en een vaste instructie.

Twee onderdelen van die instructie bepalen of de assistent bruikbaar is. Ten eerste: de eigen documenten zijn de enige bron van waarheid over hoe het bij jullie hoort. Ten tweede: staat het antwoord er niet in, dan zegt de assistent dat, en vult hij niets aan met algemene kennis. Zonder die regels krijg je antwoorden die overtuigend klinken en toch nergens op gebaseerd zijn, en dat wil je in een kwaliteitssysteem niet.

Het stappenplan bij dit artikel werkt dit uit, inclusief een instructietekst en een gap-analyseprompt die je kunt overnemen. Wil je eerst breder lezen over AI op je eigen documentatie, begin dan bij het Academy-artikel "Een kennisassistent als eerste stap".

Veilig omgaan met je documenten

Je zet bedrijfsdocumenten in een online dienst, dus kijk vooraf naar twee dingen. Controleer in de instellingen van je zakelijke omgeving of gesprekken en bestanden niet voor het trainen van modellen worden gebruikt; bij de zakelijke abonnementen van de grote aanbieders is dat standaard zo geregeld, maar voorwaarden veranderen, dus vertrouw op je eigen check en niet op wat ergens ooit stond. En bepaal wat je er zelf wel en niet in zet: procedures, handboek en werkinstructies wel, persoonsgegevens van klanten of medewerkers niet. Het Academy-artikel "Welke data mag in een AI-tool?" behandelt die afweging in meer detail.

Waar de grens ligt

De assistent adviseert, de kwaliteitsverantwoordelijke besluit. Een gap-analyse uit de assistent is een werklijst die iemand met verstand van het systeem nakijkt, geen afgevinkte audit. En een certificerende auditor praat met mensen: die wil zien dat medewerkers hun eigen processen kennen, niet dat er een chatbot naast staat.

Twee andere grenzen zijn goed om vooraf te kennen. De assistent kent alleen wat je hem geeft; verouderde documenten leveren verouderde antwoorden op, dus spreek af wie de bestanden bijwerkt. En hij werkt los van je andere systemen: hij leest niet automatisch mee in registraties, planningen of dossiers. Wil je dat later wel, dan komt er meer bij kijken dan een assistent in een chatomgeving.

Download: het stappenplan

Het stappenplan bij dit artikel loopt de bouw stap voor stap door: taak bepalen, documentatie verzamelen, gegevens veilig houden, de assistent inrichten in ChatGPT, Claude of Copilot, testen met vragen waarvan je het antwoord kent, en onderhoud. Inclusief een instructietekst en een gap-analyseprompt om over te nemen. Aanmelden is gratis en geeft toegang tot alle downloads in de Academy.

Hoe wij helpen

And AI gebruikt deze aanpak zelf voor ISO 27001 en ISO 42001 en helpt organisaties bij het opzetten van een eigen normassistent, van de eerste inrichting tot de vraag wat er nodig is als de assistent moet meekijken in je eigen systemen. Wil je eerst weten waar je organisatie staat met AI, doe dan de gratis AI-scan.

Veelgestelde vragen

Kan ik hiermee een certificering halen? De assistent versnelt het voorbereidende werk: gaten vinden, documenten schrijven, een audit voorbereiden. De certificering zelf blijft mensenwerk. Een auditor toetst of je organisatie het systeem echt gebruikt, en dat toon je aan met je processen en je mensen.

Welke AI-tool heb ik hiervoor nodig? De tool die je al hebt, zolang het een zakelijke omgeving is waarin je documenten en een vaste instructie aan een assistent kunt koppelen. ChatGPT, Claude en Copilot kunnen dit alle drie. Gebruik geen privé-account voor bedrijfsdocumentatie.

Hoe voorkom ik dat de assistent antwoorden verzint? Met de instructie. Leg vast dat de toegevoegde documenten de enige bron zijn, dat de assistent het zegt als iets er niet in staat, en dat hij ontbrekende informatie niet aanvult met algemene kennis. Test daarna met vragen waarvan je het antwoord al weet voordat collega's ermee gaan werken.

Bronnen

• ISO 9001 (kwaliteitsmanagement), NEN
• ISO 27001 (informatiebeveiliging), NEN
• ISO 42001 (AI-managementsystemen), NEN
• Documentatie zakelijke abonnementen OpenAI, Anthropic en Microsoft over datagebruik en modeltraining