Een projectplan schrijven met AI: jij het denkwerk, AI het schrijfwerk

Wat AI wel en niet doet aan een projectplan

Een projectplan met AI schrijven werkt zo: jij levert de inhoud aan, AI zet die om in een gestructureerd document. AI kan van ruwe aantekeningen een leesbaar plan maken, een logische indeling aanbrengen en formuleringen aanscherpen. Wat AI niet kan: weten wat jouw project moet opleveren, wie er in jouw organisatie beschikbaar is of wat je directie al heeft besloten. Vraag je een AI-tool om "een projectplan voor de invoering van een nieuw CRM-systeem" zonder verdere input, dan krijg je een plan dat er professioneel uitziet en nergens op slaat. De fasen zijn generiek, de risico's komen uit een standaardlijstje en de planning is een gok die als zekerheid gepresenteerd wordt.

Het onderscheid is simpel te onthouden. Denkwerk: doel, scope, mensen, besluiten, geld. Schrijfwerk: structuur, formulering, volledigheid, leesbaarheid. Het eerste blijft van jou, het tweede mag je uitbesteden.

De werkwijze: eerst verzamelen, dan laten schrijven

Stap 1: beantwoord de kernvragen, in jouw eigen woorden. Voordat je een AI-tool opent, verzamel je je antwoorden op vier vragen. Wat is het doel en waaraan zie je dat het gelukt is? Wat hoort erbij en wat nadrukkelijk niet? Wie doet mee en wie beslist? Wat is er al besloten, over budget, deadline of aanpak? De vorm maakt niet uit. Losse zinnen in een notitie-app werken, een ingesproken memo van vijf minuten ook. De meeste telefoons zetten spraak direct om in tekst, en anders doet de AI-tool dat voor je. Onvolledige aantekeningen zijn geen probleem: wat ontbreekt, komt vanzelf boven bij stap 3.

Stap 2: laat AI de structuur vullen. Plak je aantekeningen in de AI-tool samen met de opdracht om ze om te zetten naar een projectplan volgens een vaste indeling: aanleiding, doel, scope, aanpak, planning, rollen, risico's, begroting. Geef daarbij de instructie dat de tool alleen jouw informatie gebruikt en niets aanvult. Ontbrekende onderdelen moet de tool markeren in plaats van invullen. De download bij dit artikel bevat een prompt die dit allemaal al voor je regelt.

Stap 3: vul de gaten die zichtbaar worden. De eerste versie laat precies zien wat je nog niet wist. Staat er bij "planning" een markering omdat je geen datums hebt genoemd, dan is dat een vraag voor je opdrachtgever, niet voor de AI-tool. Dit is het moment waarop het plan beter wordt: je ziet je eigen denkwerk terug en merkt waar het nog dun is.

Stap 4: controleer de onderdelen waar AI het overtuigendst verzint. Daarover hieronder meer.

Wil je scherper worden in het formuleren van dit soort opdrachten, lees dan ook het Academy-artikel "Beter prompten in je dagelijks werk".

Twee onderdelen die je altijd zelf naloopt

Risico's. AI produceert moeiteloos een risicotabel: "onvoldoende draagvlak", "vertraging door afhankelijkheid van derden", "budgetoverschrijding". Die risico's klinken plausibel omdat ze in elk project kúnnen spelen. Maar de risico's die jouw project echt bedreigen, zijn specifiek: die ene leverancier die al twee keer te laat leverde, de collega die in september met verlof gaat, het systeem dat eigenlijk vervangen moet worden. Die kent AI niet. Gebruik de gegenereerde lijst hooguit als checklist en schrijf de echte risico's er zelf bij, met een beheersmaatregel die je ook echt gaat uitvoeren.

Planning. Vraag AI om een planning en je krijgt keurige fasen van elk twee tot vier weken. Die weken zijn verzonnen. Hoe lang iets duurt hangt af van beschikbare uren, doorlooptijden van anderen en zaken die naast dit project doorlopen. Zet zelf de datums neer die je kunt waarmaken, of laat het veld open tot je het weet.

En dan de regel die alles hierboven samenvat: bedragen en datums komen alleen uit jouw input. Staat er in de conceptversie een bedrag of een datum die jij niet hebt aangeleverd, dan is die verzonnen. Haal hem eruit of vervang hem door je eigen cijfer.

Download: Projectplan-template

De download bij dit artikel bevat een invulbaar projectplan-template met negen vaste onderdelen, de prompt die jouw ruwe aantekeningen omzet naar een eerste versie zonder iets te verzinnen, en een controlelijst voor de laatste check. Aanmelden is gratis en geeft toegang tot alle downloads in de Academy.

Hoe wij helpen

And AI leert teams om AI in hun dagelijkse werk te gebruiken, van projectplannen tot verslagen en offertes. In een praktische workshop werken medewerkers aan hun eigen documenten, met werkwijzen zoals in dit artikel. Wil je weten waar jouw organisatie staat, doe dan de gratis AI-scan of plan een gesprek.

Veelgestelde vragen

Welke AI-tool heb ik nodig om een projectplan te schrijven? Elke grote chat-tool werkt: ChatGPT, Claude of Copilot. Belangrijker dan de toolkeuze is je input. Met goede aantekeningen krijg je in elke tool een bruikbare eerste versie, zonder input krijg je overal hetzelfde generieke plan.

Mag ik vertrouwelijke projectinformatie in een AI-tool zetten? Dat hangt af van je abonnement en instellingen. Bij zakelijke abonnementen wordt je invoer doorgaans niet gebruikt voor training, bij gratis versies vaak wel. Het Academy-artikel "Welke data mag in een AI-tool?" loopt de afwegingen met je door.

Hoe voorkom ik dat AI dingen verzint in mijn projectplan? Geef expliciete instructies mee: gebruik alleen de aangeleverde informatie, vul niets aan en markeer ontbrekende onderdelen. En controleer daarna zelf de risico's, de planning en elk bedrag. De prompt in de download bevat deze regels standaard.

Bronnen

• Geen externe bronnen gebruikt; de werkwijze komt uit de eigen praktijk van And AI.