Welke processen lenen zich voor AI?

De vraag “waar kan AI ons helpen?” levert meestal twee soorten antwoord op. Een lange lijst met van alles, of een verlamd “ik weet het eigenlijk niet”. Beide leiden tot stilstand: een lijst zonder volgorde werk je nooit af, en wie geen kandidaat ziet, begint niet.

Er zit een eenvoudige werkwijze tussen. Een paar kenmerken die een proces geschikt maken, en een afweging om uit de geschikte processen te kiezen waar je begint. Hieronder lopen we beide langs.

Niet elk proces is geschikt

AI kan veel, en juist daarom is “het kan overal” geen bruikbaar antwoord. Het kan een tekst schrijven, een document samenvatten, een vraag beantwoorden, een patroon herkennen. Wat het in jóuw organisatie goed kan, hangt af van het proces eromheen: hoe vaak het terugkomt, hoe duidelijk de input is, en wat er misgaat als het antwoord een keer niet klopt.

De keuze begint daarom bij je eigen werk. Welke van de processen die je al draait, hebben de kenmerken die AI laten werken. Daar kijk je naar.

Vier kenmerken van een geschikt proces

De processen waar AI nu al verschil maakt, delen vier kenmerken. Hoe meer ervan een proces heeft, hoe geschikter het is.

• Het komt vaak terug. Werk dat zich elke dag of week in dezelfde vorm herhaalt, levert sneller resultaat dan een uitzondering die je een keer per jaar doet. De winst telt op bij elke herhaling.

• Het kost nu merkbaar tijd. Een proces waar wekelijks uren in gaan zitten, maakt de winst zichtbaar en de moeite waard. Bij een klusje van een paar minuten valt er weinig te halen, ook al kan AI het.

• Het draait op informatie die je al hebt. Verslagen, mails, dossiers, gegevens uit je eigen systemen. Hoe meer de input al ergens klaarstaat, hoe makkelijker AI ermee aan de slag kan. Werk dat leunt op kennis die alleen in iemands hoofd zit, is lastiger.

• Een foutje is geen ramp. Begin bij werk waar altijd nog een mens meekijkt voordat het naar buiten gaat: een concept, een samenvatting, een voorzet. Niet bij een proces dat ongezien naar de klant of in een juridisch stuk belandt.

Een proces dat alle vier heeft, bijvoorbeeld een wekelijkse rapportage die je uit je eigen data opstelt, is een sterke eerste kandidaat. Mist een proces er een paar, dan kan het nog steeds, alleen wordt de start lastiger.

Welke processen je beter laat liggen

Net zo nuttig is weten wat je voorlopig overslaat. Vier soorten werk kun je beter laten rusten:

• Eenmalig of telkens anders. Werk zonder vast patroon kost meer moeite om in te richten dan het oplevert.

• Hoog risico bij een fout. Processen waar een verkeerd antwoord direct schade doet, financieel, juridisch of voor een klant, zijn geen goede eerste keuze. Daar wil je eerst ervaring hebben opgebouwd.

• Rommelige of ontbrekende data. Als de informatie verspreid, verouderd of onbetrouwbaar is, werkt AI dat alleen maar sneller de verkeerde kant op. Eerst de data op orde, dan pas automatiseren.

• Vraagt oordeel, empathie of verantwoordelijkheid. Een inschatting maken, slecht nieuws brengen, een knoop doorhakken. AI kan dat voorbereiden, het werk zelf hoort bij een mens.

Dit zijn geen processen die nooit kunnen. Het zijn processen die je later oppakt, als je organisatie er meer ervaring mee heeft.

Weeg af op impact en haalbaarheid

Stel, je houdt een handvol geschikte processen over. Hoe kies je daaruit waar je begint? Met twee vragen per proces.

• Impact: hoeveel levert het op als dit lukt? Bespaarde uren, kortere doorlooptijd, minder fouten, meer rust bij je mensen.

• Haalbaarheid: hoe makkelijk krijg je het werkend? Ligt de data klaar, is het proces duidelijk, en is de foutmarge te overzien?

Zet die twee tegen elkaar. Een proces met hoge impact en hoge haalbaarheid is je beste startpunt: een quick win die snel iets oplevert en het bewijs geeft voor de stappen erna. Hoge impact maar lage haalbaarheid bewaar je voor later, als je meer ervaring hebt. Lage impact laat je liggen, hoe makkelijk het ook is, want de moeite weegt niet op tegen de winst.

Je hoeft hier geen ingewikkeld scoremodel voor te bouwen. Een korte inschatting per proces, hoog of laag op allebei, is genoeg om de volgorde te bepalen.

Van lijst naar keuze

De praktische uitkomst is een korte lijst. Schrijf de processen op die de kenmerken hebben, zet er per proces een ruwe inschatting bij van impact en haalbaarheid, en kies de twee of drie die op allebei hoog scoren. Daar begin je.

Meer dan twee of drie tegelijk is zelden verstandig. Je aandacht versnippert en geen enkel proces komt echt af. De rest van de lijst is je voorraad voor de volgende ronde. Welke processen je als eerste doet, hoort in je AI-koers, waar je ook vastlegt wie ze trekt en waar je naartoe werkt. Hoe je die koers opstelt, lees je in AI-strategie maken: van losse experimenten naar een koers. Wil je liever klein beginnen met één proces, dan staat in Waar begin je met AI in je organisatie? hoe je dat aanpakt.

Hoe wij hierin kunnen helpen

De kenmerken zijn eenvoudig. Ze toepassen op je eigen organisatie is lastiger, omdat je je eigen processen zo gewend bent dat je de kansen er niet meer in ziet. Daar kijken we graag met je mee.

In de workshop AI Strategie voor Managers brengen we met je managementteam de processen in kaart en wegen we ze samen af, zodat jullie naar huis gaan met een paar concrete kandidaten om mee te starten. Wil je het daarna ook laten bouwen, van keuze tot werkende toepassing, dan pakken we dat op in AI in Bedrijf.

Plan een vrijblijvend gesprek, dan kijken we samen waar voor jouw organisatie de eerste winst zit.

Veelgestelde vragen

Bronnen

• Autoriteit Persoonsgegevens, AVG-randvoorwaarden voor generatieve AI (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/en/documents/gdpr-preconditions-for-generative-ai): relevant zodra je een proces kiest waarin persoonsgegevens omgaan.